无论是向教授请求延期还是寻找研究机会，你给教职员工发送的电子邮件应该清晰、礼貌且简洁明了。以下是一些建议，帮助你在电子邮件中给教职员工留下良好的印象。
电子邮件礼仪
保持邮件的专业性
如果你是第一次给教授发送电子邮件，最好保持过于随意而不是过于随便。遵循以下基本电子邮件礼仪规则：
以职称和姓氏称呼收件人（亲爱的Interesting教授）
使用完整的句子和正确的语法，避免使用俚语和表情符号
保持礼貌的语气
以结束语和你的姓名结尾（诚挚地，Juan Pupil）
简洁明了
长篇电子邮件通常要等到收件人有时间处理它们，而教职员工非常忙碌。你的电子邮件应该专注于特定的事项，例如安排会面的时间或通知教授即将缺席。如果你需要讨论更复杂的问题，除非教授告诉你可以通过电子邮件解决，否则最好当面交流。
及时回复
教职员工和你一样，非常欣赏及时回复。如果教职员工要求你完成需要一些时间的任务（例如，关于实验室进展的报告），请迅速回复以确认你正在进行任务并提供完成的时间表。
电子邮件请求延期、例外和许可
也许你生病了，缺席了课程，或者遇到了意外紧急情况。无论你的情况如何，最好尽快通知你的教师，并询问他们是否可以根据课程和系部政策对你进行特殊安排。
简要说明你的情况，如果不舒服可以不提供详细信息。明确要求你正在寻求的任何许可（例如，论文延期或替代考试时间）。同时，提及你正在接受的任何支持，因为你的教师可能会对你感到担心。例如：
Dear Professor So-and-So,
I’m Jane, a student in your X class. Because of a family emergency, I will be away from campus all of next week. I am writing to apologize for my absence from class and ask if I might have an extension on the paper due next Friday. Any allowance you can provide would be deeply appreciated. I have been talking with my Academic Advisor about my situation and have copied her on this message.
Thank you for your consideration, and I look forward to hearing back from you.
Sincerely,
Jane Student
在某些情况下，可能存在部门政策或其他后勤挑战，阻止教师为你提供所需的许可。但是，让你的教师了解你的情况并询问他们是否有任何方式可以灵活对待你总是值得的。请记住，你的教师也是人，只要你保持沟通的渠道开放，他们可能非常愿意帮助你。
给潜在导师发送首次电子邮件
当你联系你想要建立联系的新教授时，你的目标应该是安排时间当面交谈。保持你的电子邮件简短明了。例如：
Dear Professor So-and-So,
I’m Jane, a prospective X major particularly interested in Y. I am writing you because I noticed that you teach classes in Y/ I read your paper on Y/ the Student Services Officer in your department suggested I reach out to you. I would love to get your advice on how I can get involved with research on Y during my time at Stanford. Could I come by your office hours? And if so, when are they?
Sincerely,
Jane Student
如果教授没有回复，不要失去希望！教授可能在那周特别忙，或者出差，或者只是在其他电子邮件的洪流中错过了你的邮件。尝试再次联系。你可以发送跟进电子邮件，或者在教授的办公时间内亲自拜访，介绍自己并询问是否可以安排以后的会面时间。
与导师进行电子邮件交流
当你与特定教授建立关系时，要密切注意他们的沟通方式。特别是如果你与教师在具体结果（例如，荣誉论文或海报展示）上合作，明确讨论沟通偏好是一个好主意。
在考虑教授的沟通方式时，可以考虑以下问题：
教授是否迅速回复电子邮件，还是最好通过电话或在办公时间亲自拜访以获得快速回复？
教授在书面沟通中是否正式？
哪些问题或主题可以通过电子邮件解决，哪些需要当面交流？
是否有电话或视频会议可能更可取的情况？
无论你的导师的沟通风格如何，主动、负责地组织一对一的沟通对你有益。主动联系，及时回复，并记住保持你的电子邮件简短、具体和礼貌。
没有回应？
如果你在大约一周内没有收到教职员工的回复，可以再次联系一次。如果仍然没有回应，你可以向相关部门的学生服务官员咨询与该教师联系的最佳方式。
https://advising.stanford.edu/current-students/advising-student-handbook/email-faculty
